Las compañías españolas, si bien cada vez más concienciadas y predispuestas, siguen mostrándose reticentes a la aplicación de la exención por trabajos realizados en el extranjero (artículo 7p de la Ley 35/2006 del IRPF) directamente en nómina de sus trabajadores y directivos.

Antes de proseguir con nuestra exposición, queremos aclarar que existen, podríamos denominarlos, distintos estadios de aplicación en nómina de la exención, por lo que, dependiendo de cada empresa, dicha articulación en nómina puede realizarse de diferentes formas teniendo en cuenta, entre otros:

• Actividad de la empresa
• Categoría del personal desplazado
• Duración y tipología de los desplazamientos
• Aversión al riego fiscal

Con ello, queremos significar, que el desconocimiento de la materia conlleva en muchos casos una negativa a la aplicación del incentivo en nómina, muchas veces infundado, precisamente por este desconocimiento, existiendo como apuntábamos múltiples fórmulas o estadios con los que la dirección de la empresa podría sentirse cómoda.

Durante estos últimos años, no nos hemos cansado de recomendar la aplicación de la exención por parte de la empresa, y muchas han sido ya las compañías que se han interesado en ello y nos han confiado la implementación de los correspondientes procedimientos internos o protocolo 7p.

Principalmente los motivos que llevan a la empresa a emprender una revisión de sus políticas retributivas en esta materia podrían sistematizarse como sigue:

• Conflicto previo de los trabajadores y directivos con la Administración tributaria, hecho que conlleva la necesidad de la empresa de involucrarse en el problema de los trabajadores en tanto éstos precisan del certificado de la empresa, y ello termina con la implementación de la exención en nómina. Ello conlleva en ocasiones que los departamentos de RRHH se vean en la obligación, llamémosla “moral”, de acceder a la preparación y entrega de dichos certificados previa verificación con un experto en la materia. Posteriormente y fruto de esta implicación del personal de RRHH en la preparación de certificados, en muchos casos la empresa accede a revisar y estudiar las posibilidades y fórmulas de aplicación de la exención en nómina a requerimiento interno del propio Departamento de RRHH.
• Muy relacionado con lo anterior, en muchas ocasiones, los trabajadores se organizan internamente para tramitar sus declaraciones y rectificación de autoliquidaciones de IRPF, de forma centralizada en un único asesor especializado que, a su vez, contacta con RRHH a los efectos de la coordinación y obtención de los certificados necesarios. Como consecuencia de lo anterior y de esta relación y cooperación entre asesor y RRHH, en muchas ocasiones ello acaba derivando en el inicio del protocolo interno del 7p en sede de la empresa.
• Voluntad de aumentar las retribuciones netas de los trabajadores en la nómina mensual, sin que éstos deban esperar los largos y decepcionantes expedientes de rectificación de autoliquidación de IRPF frente la Administración Tributaria. Al respecto, debemos incidir en el hecho que, en sectores, denominémoslos genéricamente “de consultoría” la aplicación de la exención en nómina está más generalizada, por lo que una búsqueda de talento en la competencia sin contemplar la exención en nómina y mensual (lo consideraríamos el estadio máximo de aplicación de la exención) resulta complicado y difícil si el trabajador deseado, compara netos y posibles contingencias con la Administración Tributaria derivada de la inaplicación en nómina del 7p en su posible nueva empresa.
• Obligación de aplicación de la exención en aras a evitar posibles situaciones de doble imposición internacional, como consecuencia de desplazamientos de trabajadores por períodos superiores a 6 meses que, en aplicación del Convenio de Doble Imposición, están obligados a tributar en destino, pese al mantenimiento de su residencia fiscal en España. Como también hemos hecho hincapié en nuestros artículos, lamentablemente esta situación de doble imposición se produce en raras ocasiones, no tanto por la inexistencia de estos supuestos, sino como consecuencia que son pocas las empresas que cumplen escrupulosamente con las obligaciones tributarias de sus empleados en destino.
• Aplicación última de la ecualización fiscal que, en determinados sectores en expansión referente a determinados mercados, puede resultar de gran utilidad para sufragar los costes de implementación y apertura. Al respecto simplemente recordar que, en políticas retributivas bajo la ecualización fiscal, será la empresa la beneficiada de la exención del 7p, en tanto el trabajador seguirá pagando un hipotax sobre su salario bruto, sin que para el mismo, se tenga en cuenta el efecto de la exención por trabajos realizados en el extranjero (art. 7p) y que por tanto redundará en la empresa pagadora de los rendimientos.

Como comentábamos en párrafos superiores, la aplicación de la exención en nómina puede articularse de distintas maneras o estadios, según las necesidades de la empresa, por lo que nos vemos en condiciones de afirmar que posiblemente ninguna empresa, siendo conocedora de dichas distintas formas de aplicar la exención o estadios, pudiera negarse a su aplicación e implementación en nómina.

Así las cosas, nos permitimos simplemente apuntar alguna de dichas fórmulas a efectos de despertar en la empresa y en el Director de RRHH el interés por dicha aplicación en nómina que, de buen seguro, sería aplaudida no solamente por los trabajadores, sino también por la propia Administración Tributaria y por los TEARs, hartos y superados por las avalanchas de expedientes de esta naturaleza.

En este sentido, debemos tener en cuenta que la exención en nómina, puede aplicarse de manera mensual, trimestral, a la consecución de unos mínimos de desplazamiento, o bien simplemente informando a través del modelo 190 sin reflejo alguno en nómina y por ende evitando contingencias frente a la Administración Tributaria como consecuencia del “dejar de ingresar”.

Como decíamos, estos distintos estadios son los que la Dirección de la compañía y el asesor externo, deben valorar en función de las distintas variables que apuntábamos anteriormente, tratando de buscar la fórmula que ofrezca más confort a Dirección.

Continuando con nuestra exposición, entendemos conveniente exponer el funcionamiento de la implementación de dicho protocolo interno, a los efectos que desde RRHH puedan valorar la necesidad de iniciación de los trámites necesarios para la correcta aplicación, en sede de la empresa de la exención por trabajos realizados en el extranjero o 7p.

Al respecto, debemos advertir que en ningún caso dicho procedimiento interno va a suponer una carga de trabajo asimilable a una auditoría de cuentas, por cuanto recae en el experto de la materia determinar las posibilidades de articulación del protocolo y en que estadio hacerlo. Todo ello, obviamente, a partir de la recopilación de datos e información que puede realizarse perfectamente en una exhaustiva pero única reunión de trabajo seguida, eso sí, de una comunicación fluida y en colaboración con el responsable de RRHH de la compañía.

En este caso, será el experto el que, analizando la tipología de los desplazamientos, los profesionales susceptibles de aplicación de la exención y la mentalidad de la Dirección de la empresa, procederá a:

• Verificar la posible aplicación de la exención al personal desplazado.
• Establecer la fórmula de cálculo de la exención y cómputo de días.
• Asesorar en cuanto al mejor estadio de aplicación de la exención.
• Establecer un protocolo interno de solicitud de documentación y constatación de la exención a los efectos de su justificación.
• Establecer las condiciones particulares de aplicación, a los supuestos que así lo requieran por las características del desplazamiento o categoría.
• Preparar las circulares internas de comunicación al personal, así como preparar la documentación básica a cumplimentar en los desplazamientos.
• Asimismo, se procederá siempre a dar un soporte al Departamento de Nóminas, ya sea interno o esté éste externalizado, en los primeros meses de aplicación del protocolo.
• Finalmente, y como no podía ser de otra forma, el experto se encargará de posibles procedimientos de gestión o inspección que pudieran iniciarse en el futuro, como consecuencia de la aplicación de la exención en nómina.

De acuerdo con lo expuesto y una vez superado por la empresa este proceso interno de implementación y puesta en marcha, que no debería llevar más de 3-4 semanas, la empresa estará en condiciones de:

• Dotar a los trabajadores y directivos de una mayor retribución sin coste alguno para la empresa.
• Articular un sistema/protocolo de obtención de documentación y justificantes ordenado y estandarizado.
• Detectar posibles contingencias en materia de tributación y seguridad social en cuanto a políticas de expatriación y desplazamiento. Ello es así, en tanto la implementación del protocolo interno de aplicación del 7p, requiere una mínima revisión de estas políticas que en ocasiones permiten detectar contingencias.
• Defender ante la Administración Tributaria la correcta aplicación de la exención en nómina.
• Ofrecer a los trabajadores adicionalmente, que sea ésta la que se haga cargo de la reclamación en su nombre de la exención para ejercicios no prescritos. Trabajo que normalmente se adjudicará al mismo experto en tanto conocedor de la situación de la empresa.

Por todo ello y por la actual negativa de la Administración a la concesión de la exención en sede del trabajador, entendemos cada vez más, deben las empresas iniciar estos procedimientos de implementación del 7p en nómina, en tanto, más allá de miedos infundados a una inspección por cuanto la exención se aplicará con plenas garantías, sólo les puede aportar beneficios.

En todo caso y si la negativa de la empresa persiste, sólo nos queda animar al trabajador a que siga iniciando los correspondientes expedientes de rectificación, la mayor parte de los cuales, terminarán con éxito si bien, no nos engañemos, éstos se pueden eternizar en sede administrativa y en la muchas veces obligada, vía económico-administrativa.

Desde JV Fex y RSM, nos ponemos a disposición de todas aquellas empresas que lo precisen para, sin compromiso alguno, analizar las posibilidades de aplicación de la exención en nómina, así como el estadio más adecuado de acuerdo con las características del personal desplazado. En este sentido, pueden ponerse en contacto directamente con Jordi Vilardell Casas en mobility.services@rsm.es

Finalmente, adjuntamos el link a la que denominamos en su día, Guía Definitiva de aplicación de la exención para la empresa, donde el lector encontrará contenidos adicionales sistematizados.

Saludos cordiales y como siempre gracias por la confianza.

Jordi Vilardell Casas

Director y Editor Jv-Fex Fiscalidad del Expatriado

SocioRSMl. Depto. Movilidad Internacional de Trabajos