Varios son los motivos que pueden llevar a la empresa a la aplicación del 7p en nómina, y éstos en gran medida dependen, no tanto del tamaño de la empresa sino de la actividad, el sector de la misma y la conscienciación de la empresa y trabajadores.

Asimismo, la experiencia nos demuestra que la empresa pasa por varias fases hasta que finalmente decide proceder con la aplicación del 7 en nómina.

En el presente artículo vamos a exponer los pros y contras de la aplicación en nómina de la exención, trataremos de identificar el tipo de empresas a las que podría ser de aplicación y por último facilitaremos unas directrices básicas para su correcta implementación. Por último y como siempre, nos pondremos a la disposición de cualquiera que pudiera precisar de mayor información al respecto.

Para la presente exposición, nos remitiremos en numerosas ocasiones a los Capítulo 1, Capítulo 2 Capítulo 4 publicados con anterioridad.

Los referidos capítulos, hacen referencia a:

• Capítulo 1: Requisitos para la correcta aplicación del 7p.

• Capítulo 2: Tributación rentas del trabajo en el extranjero.

• Capítulo 4: Trabajos en el seno del Grupo.

Motivos que llevan a la empresa a aplicar el 7p en nómina.

Empecemos primeramente explicando las fases por las que acostumbra a pasar la empresa antes de plantearse seriamente la aplicación del 7p en nómina.

Así las cosas, normalmente las empresas que empiezan su internacionalización y por ende precisan desplazar trabajadores al extranjero, se plantean mil dudas pero siempre las mismas van enfocadas a la obtención del máximo rendimiento de la operación, sin preocuparse prácticamente nunca de aspectos tales como la fiscalidad del trabajado desplazado, o las opciones de tomar partido de las posibles ventajas que la misma pudiera generar, tal como veremos en el presente.

A medida que la empresa va consolidando proyectos en el extranjero y desplazando trabajadores, empieza a merodear el número 7 por los pasillos de RRHH y Dirección, y siempre hay un primer trabajador que en su declaración de la renta decide atreverse a probar esa exención que le han comentado.

Dado que como hemos visto en anteriores capítulos, la Administración se muestra reacia a la aplicación del 7p, algunos de los trabajadores que se han atrevido a aplicar el 7p, se ven inmersos en un proceso de comprobación y acaban recurriendo al Departamento de RRHH de la empresa, para que éste les certifiquen aspectos concretos de su expatriación y que ahora la Administración Tributaria le requiere al trabajador.

Nos encontramos en ese momento en el que la expatriación de trabajadores es constante, la aplicación del 7p por parte de los mismos generalizada y las comprobaciones tributarias frecuentes. Asimismo, este período de consolidación de la empresa en el extranjero acostumbra a coincidir con necesarios fichajes a la competencia com salarios netos más elevados por la aplicación del 7p en nómina por parte de la competencia. Asimismo, en esta fase tenemos al departamento de RRHH saturado certificando días en el extranjero, empresas para las que el trabajador a trabajado y escuchando las críticas de aquellos trabajadores a los que en el seno de una comprobación de 7p, la Administración, ni corta ni perezosa ha desestimado su solicitud por entender que: «siendo la empresa la conocedora de las circunstancias del trabajador desplazado, no aplica la exención en nómina, significará que la misma no es aplicable».

Finalmente y en una última fase, el empresario tratando de sacarle rédito al ahorro fiscal del trabajador y del 7p y apercibido de la existencia de la ecualización fiscal que evita problemáticas de movilidad en el seno de la empresa, se dará cuenta de la necesaria aplicación del 7p para su propio beneficio, momento en el cual el 7p será de obligada aplicación en nómina.

Ventajas e inconvenientes de aplicar el 7p en nómina.

Una vez hecha la anterior exposición relativa a la evolución de la aplicación del 7p en nómina en las empresas, exposición que obviamente permite variantes y que no ha pretendido en ningún momento ser pretenciosa, estamos en disposición de exponer las ventajas de la aplicación del 7p en nómina, los inconvenientes dejémoslos, de momento, para más adelante.

• En primer lugar y en una primera fase, permite incrementar el salario neto del trabajador, lo que conlleva automáticamente a una mayor satisfacción del mismo y a una posición mejorada de la política retributiva de la empresa frente a la competencia que no aplica 7p en nómina. A sensu contrario, podemos afirmar que si no aplicamos la exención en nómina podemos ver nuestra política de retribuciones alterada en el sentido inverso.

• En segundo lugar, el 7p en nómina permite y obliga a un mayor control de la gestión del expatriado en tanto responsables de su aplicación, minorando las contingencias fiscales de la empresa derivadas de la expatriación, tanto en España como en el país de origen.

• En supuesto de desplazamientos cortos (menos de 6 meses) puede existir una doble imposición mensual para el trabajador desplazado que únicamente podrá ser minorada mensualmente aplicando el 7p en nómina. Ver también en este sentido, Capítulo 2 del presente Ciclo.

• Finalmente, como empresa podremos sacarle partido de dicha exención en tanto seremos nosotros los beneficiados de la exención, una vez implementada la ecualización fiscal en nuestra política de expatriación y remuneraciones.

Como ya hemos advertido, existen también inconvenientes en la aplicación del 7p que versan en relación a la responsabilidad tributaria que asume la empresa y que hasta ese momento asumía el trabajador en su declaración de IRPF. En este sentido, no debemos olvidar que pasa a ser la empresa la que deja de retener parte de la nómina en aplicación de la exención por trabajos realizados en el extranjero.  Sin perjuicio de lo anterior, debemos advertir que exisen mecanismos a la aplicación en nómina del 7p sin asunción de riesgos por parte de la empresa, mecanismos que en todo caso deben ser analizados y en su caso tutelados por profesionales.

Por tanto y de acuerdo con lo comentado hasta ahora, nos encontramos con la necesidad de aplicar el 7 en nómina (ya sea en beneficio directo del trabajador o de la empresa en tanto aplique políticas de retribución basadas en la ecualización fiscal), evitando riesgos en tanto la empresa pasa a ser responsable directa de la correcta aplicación del 7p.

Es precisamente cuando la empresa se encuentra en ese punto, cuando debe proceder a articular un protocolo de expatriación para asegurarse la correcta aplicación del 7p en nómina, la correcta tributación del trabajador en el extranjero, y todo ello, minimizando riesgos para la misma.

Protocolo de expatriación. Instauración 7p en nómina.

Las fases que deberán seguirse para la realización e implementación de un protocolo de expatriación y la aplicación del 7, deberían ser siempre las siguientes:

1. Revisión individualizada de la situación de nuestros expatriados y desplazados al extranjero.

2. Delimitación supuestos de posible aplicación 7p.

3. Determinar criterios y supuestos en los que se aplicará el 7p en nómina.

4. Preparación comunicaciones a los expatriados.

5. Posible aplicación ecualización fiscal.

Fase 1. Revisión individualizada de la situación de nuestros expatriados y desplazados al extranjero.

Como paso previo a la profesionalización de nuestra gestión de expatriados y desplazados, debemos verificar la situación de los mismos tratando de responder a las siguientes cuestiones:

¿Ha podido perder la residencia fiscal española el trabajador?

¿Estamos tributando correctamente en España las rentas del trabajador?

¿Tiene el trabajador o la empresa obligaciones tributarias en el país de destino?

¿Estamos cotizando correctamente la SS del trabajador?

Mediante dicho trabajo previo, verificaremos, por un lado la correcta tributación del trabajador y por otro lado las posibles contingencias de la empresa en otros países en tanto pagadores de rendimientos y posibles obligados tributarios en cuanto a retenciones ser refiere.

Fase 2 Delimitación supuestos de posible aplicación 7p.

Como consecuencia del trabajo realizado en la fase previa, seremos capaces de determinar que trabajadores desplazados o expatriados son susceptibles de aplicación del 7p. Ello, en gran medida dependerá de si conservan la residencia fiscal española pese al desplazamiento, teniéndose en cuenta para ello su situación familiar, económica así como las caracteriísticas del propio desplazamiento.

Fase 3 Determinar criterios y supuestos en los que se aplicará el 7p en nómina.

Siendo la empresa responsable frente a la Administración Tributaria en supuestos de aplicación del 7p en nómina, resultará imprescindible determinar en que situaciones se aplicará efectivamente a trabajadores desplazados. Para ello, las empresas acostumbran a ser cautas y basan sus actuaciones en los siguientes principios:

• Se aplicará 7p en nómina en los casos en los que no exista duda alguna acerca de la residencia fiscal española del trabajador en dicho ejercicio.

• Se aplicará un cómputo de días (a falta de asignación específica) conservador, excluyendo los días dudosos de acuerdo con los criterios de la Administración Tributaria.

• Se guardará especial prudencia en los trabajos realizados a empresas del Grupo. Ver Capítulo 4 del presente Ciclo dedicado al 7p.

Una vez determinados los supuestos en los que la empresa aplicará en nómina el 7p, deberá establecerse y controlarse los mecanismos de control para garantizar la prueba suficiente de la correcta aplicación de la exención.

Fase 4 Preparación comunicaciones a los expatriados.

Determinada la correcta tributación de nuestros expatriados y de la empresa, verificados los trabajadores susceptibles de 7p y determinado a los que les será aplicado en nómina, la empresa deberá comunicar a estos últimos dicha circunstancia, así como los criterios que se han seguido y la información y documentación que deberá reportar periódicamente el trabajador a RRHH.

Asimismo, dichos criterios y directrices serán los que se comunicarán a las nuevas incorporaciones.

Finalmente habrá que exponer todos estos cambios a RRHH y a gestión de nóminas, se lleve ésta internamente o esté externalizada.

Cumplimentadas estas 4 fases, únicamente deberá controlarse las nuevas incorporaciones así como las modificaciones que pudieran producirse y que pudieran ver alterada la situacióntributaria del trabajador o empresa.

En Berlin a 4 de octubre de 2015.

Jordi Vilardell.